Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest archiwizacja dokumentów. Dzięki temu pliki, umowy oraz inne ważne dla firmy dane są bezpiecznie przechowywane, ułatwione jest również ich odnalezienie w przyszłości. W jaki jednak sposób należy przeprowadzić proces archiwizacji i na co należy zwrócić uwagę?

Rodzaje przechowywanych dokumentów

Wyróżnia się dwa rodzaje archiwizowanych dokumentów. Pierwsze z nich to dokumenty archiwalne, które przechowywać należy wieczyście. Należą do nich księgi wieczyste oraz akty sądowe. Dokumenty niearchiwalne przechowuje się jedynie przez czas określony w ustawie, a po jego upłynięciu należy je zutylizować. W tym przypadku mamy do czynienia z dokumentami księgowymi i podatkowymi, aktami pracowników, umowami oraz dokumentami związanymi z ZUS-em. W trakcie okresu archiwizacji możemy spodziewać się kontroli ze strony urzędu skarbowego oraz kary grzywny w przypadku nieumiejętnego stosowania się do przepisów związanych z przechowywaniem informacji.
W niektórych sytuacjach możemy mieć również do czynienia z procesem cywilnym, a nawet karnym.

Sposób przechowywania dokumentów

Nie istnieje jeden, uniwersalny sposób przechowywania dokumentów. Proces archiwizacji zależy od specyfiki firmy oraz możliwości, jakimi dysponuje. Wszelkie dane przechowywać można w formie papierowej oraz elektronicznej. To jaka forma zostanie wybrana zależy już tylko od nas. Ważne, by zachowane były zasady bezpieczeństwa i poufności, żadna niepowołana osoba nie może mieć dostępu do tych informacji, które często są poufne – jak np. umowy czy akta pracowników.

W tym dziale  Jakie informacje musi zawierać plik JPK? Odpowiadamy!

Archiwizowane dokumenty powinny być przechowywane w taki sposób, by były łatwe do znalezienia przez osoby uprawnione, ale również tak, by zabezpieczyć je przed kradzieżą czy wyciekiem informacji. Najlepszą praktyką jest stosowanie odpowiednio oznakowanych teczek, a nawet segregatorów i kartonów. Należy układać je chronologicznie oraz korzystać z dodatkowego zabezpieczenia, jakim jest elektroniczna kopia zapasowa. Archiwum powinno być również odpowiednio zabezpieczone przed zdarzeniami nadzwyczajnymi, jak pożar czy zalanie. W tym celu konieczne jest wyposażenie się w profesjonalny monitoring.

Czas i miejsce archiwizacji dokumentów

Dokumenty księgowe, takie jak faktury, umowy, ewidencje środków trwałych czy rejestry VAT powinny być przechowywane przez okres 5 lat. Dotyczy to również dokumentów składanych do ZUS-u od 2012 roku. Wcześniejsze dane archiwizować należy dwa razy dłużej. Również dokumenty kadrowe wymagają dłuższej archiwizacji. Stanowią bowiem podstawę do wyliczeń przyszłych świadczeń emerytalnych. Z tego względu powinny one znajdować się w archiwum firmowym przez 50 lat.

Jeśli dysponujemy odpowiednim miejscem na terenie firmy, nie ma żadnych przeciwwskazań do prowadzenia archiwum. Ważne jest zachowanie zasad bezpieczeństwa, monitorowanie pomieszczenia, a nawet zainstalowanie alarmu. W przypadku gdy nie dysponujemy odpowiednią przestrzenią warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług zewnętrznej firmy. Będziemy pewni, że cała dokumentacja znajduje się w dobrych rękach.

W tym dziale  Czy studia MBA są dla każdego? Sprawdź!

Źródło: https://www.rhenus.com/pl/pl/uslugi/data-logistics/uslugi/przechowywanie-i-archiwizacja-dokumentow/

Proces archiwizacji dokumentów

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *