Każdemu z nas zdarzyła się sytuacja, gdy w domowych papierach zapanował bałagan. Jak to się stało? Pewnie czegoś szukaliśmy, nie mogliśmy znaleźć i porozrzucaliśmy papiery, które w pośpiechu wrzuciliśmy do szafki. W takich warunkach trudno znaleźć potrzebne rachunki. Jak sobie z tym poradzić? Kupmy pojemniki na dokumenty i zabierzmy się za porządki.
Właściwa segregacja. Co pakować do pojemników na dokumenty?
Zanim zaczniemy porządki, musimy pamiętać, że przede wszystkim konieczna jest właściwa segregacja. Trzeba to zrobić tak, by w razie potrzeby móc szybko znaleźć potrzebne dokumenty czy nawet prosić o to kogoś, gdy dla przykładu będziemy w szpitalu, a potrzebne będą wyniki wcześniej zrobionych badań. Jak się do tego zabrać? Zanim kupimy potrzebne pojemniki na dokumenty, sprawdźmy, jaki rozmiar mają pliki oraz pomyślmy, gdzie będziemy je przechowywać – jeśli będą w zamkniętej szafie, wystarczą szare kartony, ale jeśli wyznaczymy im miejsce na regale, trzeba zwrócić baczniejszą uwagę na ich estetykę. Warto także zająć się papierami i określić, na ile kategorii możemy je podzielić. Niektóre pliki trzeba przechowywać 5 lat, ale inne można szybko wyrzucić. W tym miejscu zastanówmy się, czy części dokumentów nie moglibyśmy otrzymywać w formie elektronicznej, co ograniczy ilość papierów. Dopiero po tych działaniach możemy zabrać się porządkowanie.
Robimy porządek w plikach. Jakie pojemniki na dokumenty kupić?
Dopiero po ustaleniu strategii możemy wyruszyć na zakupy. Co trzeba kupić? Przede wszystkim potrzebne będą pojemniki na dokumenty. Jeśli będą stały na regale, kupmy dobrej jakości kartonowe lub plastikowe pudła, w których będą mieściły się teczki. Te powinny być mocne i zapinane na gumkę lub zatrzask. Na dno pudła możemy włożyć archiwalne pliki, np. dokumenty szkolne, informacje o ślubie itd. Dokumenty z danej kategorii wkładamy do teczek – jeśli zajdzie taka potrzeba, można je podzielić na podkategorie. Wszystko zależy od tego, jaki rodzaj dokumentów przechowujemy; musimy dobrze zastanowić się nad kategoriami i trzymać się tego podziału. Pamiętajmy, że wszystko trzeba opisać. Do plastikowych teczek sprawdzi się mazak do podpisywania płyt CD, a na inne można przyczepić samodzielnie zrobione etykiety. Jeśli chcemy, by pliki stały na półce, najlepszymi pojemnikami na dokumenty będą kartony lub stojące segregatory, czyli takie, w jakich przechowuje się w czasopismach – dzięki nim rogi teczek będą chronione i nic nie będzie się przewracać. W sklepach z artykułami biurowymi można kupić specjalne, już opisane teczki, więc jeśli nie mamy ochoty na samodzielną pracę, przejrzyjmy ofertę sprzedawców. Jeśli mamy głębokie szuflady, możemy zdecydować się na system wiszących teczek, który często stosuje się w biurach.
Organizacja zgromadzonych w domu dokumentów z pewnością zajmie nam trochę czasu, ale warto to zrobić, by móc cieszyć się porządkiem – wystarczy zapał i kilka pojemników na dokumenty.