Każdy pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika, która jest podstawą prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Prawo pracy jasno określa, że ewidencja czasu pracy jest podstawą do sporządzania rozliczeń finansowych. Dokumentacja tego typu może być prowadzona ręcznie lub przy pomocy specjalnych programów komputerowych. Jaki prowadzić ewidencję czasu pracy i jaki program komputerowy kupić?
Kto musi prowadzić kartę ewidencji czasu pracy?
Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy zatrudnionych u siebie pracowników – zarówno całego zespołu, jak i każdego pracownika. Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, pracę w niedziele i święta, pracę w porze nocnej, pracę w godzinach nadliczbowych, dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy, usprawiedliwione nieobecności w pracy oraz nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Nie opracowano wzoru karty, więc tworzy się go samodzielnie, pamiętając o zawarciu w karcie wszystkich niezbędnych elementów. Ewidencji czasu pracy nie prowadzi się w przypadku osób, które są objęte zadaniowym czasem pracy. W takim przypadku po prostu uwzględnia się dni, w których pracownik nie wykonywał pracy, na przykład w czasie urlopu, zwolnienia lekarskiego, usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecności. W stosunku do pracowników młodocianych zakład musi uwzględniać w ewidencji również czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Do ewidencji dołącza się wnioski pracowników o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny. Nie prowadzi się także ewidencji czasu pracy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Jak długo przechowuje się ewidencję czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy powinna być przechowywana przez trzy lata. Wynika to pośrednio z art. 291 § 1 kodeksu pracy, zgodnie z którym roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Celem zaś prowadzenia ewidencji czasu pracy jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą. Okres trzech lat liczy się od końca okresu rozliczeniowego czasu pracy, który obejmuje taki rejestr. Ewidencja czasu pracy nie jest dokumentacją wchodzącą do akt osobowych pracownika ani dokumentacji płacowej. W przypadku tych dokumentów obowiązuje 50-letni okres przechowywania, który liczy się od momentu ustania zatrudnienia (w przypadku akt osobowych) lub dnia wytworzenia (dla dokumentacji płacowej). Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji łamie prawa pracowników, za co Inspektorat Pracy może nałożyć karę grzywny nawet do 30 tysięcy złotych.
Czy można korzystać z programu kadrowo-płacowego chcąc prowadzić ewidencję czasu pracowników?
Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w dowolnej formie, co oznacza, że można korzystać z programu kadrowo-płacowego. Ewidencję i kontrolę oprogramowania można przeprowadzić przy pomocy narzędzi informatycznych, które automatyzują ten proces. Dzięki prostocie obsługi programów, każdy administrator może w łatwy, a jednocześnie dokładny sposób dokonać ewidencji oprogramowania zainstalowanego w firmie. Sprawne narzędzie rozlicza czas pracy automatycznie, dla każdego pracownika. Dane prezentowane są w formie przejrzystych raportów, które można w razie potrzeby wydrukować lub zapisać w dowolnym formacie. Takie prowadzenie ewidencji czasu pracy usprawnia ten proces, gdyż możliwe jest raportowanie przez pracownika o wykonanych w danym dniu czy tygodniu zadaniach, monitorowanie i kontrola czasu pracy poszczególnych pracowników przez pracodawcę, wprowadzanie informacji na temat każdego pracownika oraz sprawdzanie informacji na temat liczby przepracowanych godzin. Ponadto program do ewidencji czasu pracy pracownika generuje raporty na podstawie kart na temat każdego z pracowników, bez konieczności wprowadzania informacji ręcznie. System monitoruje także aktywność pracowników pracujących przy komputerach. Monitoring działań użytkowników to część systemu, dzięki której właściciel firmy lub manager zespołu ma możliwość sprawdzenia, z jakich aplikacji, stron internetowych i plików korzystał pracownik w czasie pracy, co pozwala zmierzyć efektywność pracy.
Jeśli pracodawca nie będzie prowadzić dokładnej ewidencji czasu pracownika, może spotkać go za to wysoka kara pieniężna. Zadbajmy o poprawne tworzenie tych dokumentów, a pracę może ułatwić specjalny system komputerowy.