Każda firma, urząd czy instytucja ma obowiązek ochrony danych swoich klientów i pracowników. Co zrobić z nośnikami danych, które nie są nam potrzebne? Należy zdecydować się na niszczenie nośników danych. Procedura, która tego dotyczy, ma kilka zasad, które należy poznać.
Demagnetyzacja i rozdrobnienie
Jeśli dane mamy zapisane na dyskach twardych, najpierw należy oddać je do demagnetyzacji. Następnie powinny być one rozdrobnione. Nie ulega wątpliwości, że dyski twarde i inne tego typu nośniki danych pomieszczą znacznie więcej informacji niż teczka czy segregator. Łatwiej jest też je odzyskać niż np. z podartych papierów. Z tego względu trzeba mieć na szczególnej uwadze bezpieczeństwo niszczenia nośników danych. Po tym procesie musimy mieć pewność, że dane zostały zniszczone.
Najważniejsze zasady niszczenia nośników danych
- Regulacje i normy
W każdej firmie trzeba uświadomić pracowników na temat tego, jak wygląda procedura niszczenia dokumentów. Trzeba wyraźnie określić zasady, jakie dotyczą nośników danych przeznaczonych do zniszczenia. Najlepiej przeprowadzić szkolenie lub na krótkim spotkaniu wyjaśnić, jakie są zasady związane z RODO i niszczeniem nośników danych. Pracownicy muszą też wiedzieć, że nie mogą udzielać nikomu informacji na temat tych danych, ponieważ są one tajne.
- Niszczenie dokumentów mobilnie, w firmie czy w zewnętrznej firmie
Mamy kilka sposobów na niszczenie nośników danych. Jest wiele firm, które oferują profesjonalny sprzęt do niszczenia danych. Zdarza się jednak, że dane nie mogą opuścić siedziby firmy, wówczas możemy zdecydować się na firmę, która oferuje mobilne niszczenie danych. Trzeba podjąć trudną decyzję, ponieważ zawsze jest obawa, że dane, które opuszczą siedzibę firmy, mogą trafić w niepowołane ręce. Jednak z drugiej strony, jeśli jest bardzo duże nagromadzenie nośników danych do zniszczenia, można zdecydować się na wynajęcie firmy, która w swojej siedzibie zniszczy dane. Bardzo istotne jest wybranie firmy, która posiada wszelkie niezbędne do tego celu certyfikaty, co zapewni nam bezpieczeństwo. Można też samodzielnie zakupić maszynę do niszczenia danych i zrobić to na własną rękę. Jeśli jednak chcemy zniszczyć dane jednorazowo, będzie to nieopłacalne.
- Klasa bezpieczeństwa i stopień ochrony danych
W zależności od działalności naszej firmy będziemy posiadali dane o różnym stopniu utajnienia. Każdy z nich ma różną procedurę niszczenia. Musimy wiedzieć jaką klasę utajnienia mają nasze dane i gdzie możemy je zutylizować. Trzeba zdecydować się na firmę, która ma odpowiednie uprawnienia i zagwarantuje nam najwyższą jakość wykonywanych usług.
- Ekologia i dbanie o środowisko
Nie zapominajmy, że dobrze będzie świadczyć o naszej organizacji dbanie o środowisko. Zdecydujemy się na jak najbardziej przyjazne dla otoczenia niszczenie nośników danych. Chodzi o taki sposób w trakcie którego nie wydzielają się żadne niebezpieczne substancje, które potem przedostają się do powietrza. Warto wiedzieć, że resztki nośników danych można sprzedawać. Dzięki temu przyczynimy się do procesu ponownego wykorzystania zużytych materiałów.
1